SMART OFFICE, L’EVOLUZIONE DEGLI SPAZI E METODI DI LAVORO
di Interlogica
ESIGENZA
Creare un ambiente di smart office, gestendo lo sviluppo di un software per monitorare e visualizzare, attraverso le directory e un’applicazione mobile, quanti spazi di lavoro sono in uso all’interno di grandi uffici. I clienti hanno espresso la necessità di un sistema in grado di rilevare l’occupazione in tempo reale delle scrivanie. Ciò è possibile grazie ai sensori di movimento, di cui sono dotate le scrivanie, e al monitoraggio relativo all’utilizzo dell’elettricità.
BENEFICI
La soluzione proposta ha richiesto l’utilizzo di directory, applicazioni mobili e un software per computer con cui visualizzare tutti i dati raccolti dai sensori IoT collegati alle scrivanie e alle sale riunioni. Ciò consente l’ottimizzazione degli spazi di lavoro e, di conseguenza, un efficiente utilizzo di elettricità, aria condizionata o riscaldamento (sistemi HVAC), scrivanie e sale riunioni.
Poiché la trasformazione digitale ha un’influenza su stili di lavoro emergenti, è necessario modificare i luoghi di lavoro.
Il modo nuovo di lavorare porta a uno stile di lavoro più sociale, mobile, distribuito e collaborativo soprattutto nelle aziende con una struttura organizzativa piatta, cioè che presentano fino ad un massimo di 2 livelli gerarchici. Proprio in queste aziende è più facile trovare interazioni (rif. lean production) e flussi di lavoro di tipo lean.
Tuttavia, la maggior parte delle aziende presenta un’organizzazione verticale o alta, cioè una struttura aziendale con più di 2 livelli gerarchici.
È più facile integrare collaborazioni formali e informali nelle aziende piatte piuttosto che in quelle alte perché le strutture organizzative piatte consentono di introdurre rapidamente di concetti di Smart office e smart working.
SMART OFFICE SPAZI DI LAVORO DISTRIBUITI from Interlogica
Smart office
Lo Smart Office aggrega nuovi stili di lavoro (ad es. smart working), una nuova configurazione delle postazioni di lavoro – open space e spazi “specializzati” come cabine telefoniche per telefonate o video conferenze individuali; touchdown station cioè aree con tavoli ad altezza d’uomo e sgabelli regolabili in altezza dove poter controllare le e-mail, fare brevi telefonate, lavorare con il portatile; focus area chiuse e dotate di postazioni schermate per favorire silenzio e concentrazione, ecc. – e una nuova organizzazione dello spazio (ambiente di lavoro distribuito).
Gli Smart Office facilitano lo Smart Working, uno stile innovativo di lavoro che permette di lavorare ovunque, fuori dall’ufficio, solo con un computer portatile e un cellulare, e condividendo una scrivania.
L’esigenza di un’inversione di tendenza ha spinto numerosi dipendenti di aziende fortemente gerarchizzate ad esortare l’ottimizzazione di scrivanie e sale riunioni, facilitata dalla tecnologia, in quanto fattore chiave della creazione di spazi intelligenti.
Infatti, l’applicazione dello Smart Office diventa realtà attraverso un progetto di Interlogica.
Il progetto
Il nostro progetto mira a creare scrivanie di lavoro distribuite condivise da più utenti contemporaneamente e ad ottimizzare l’uso delle sale riunioni.
In particolare, il progetto si concentra sullo sviluppo di un software in grado di monitorare e visualizzare, attraverso directory e applicazioni mobile, quanti spazi di lavoro sono realmente in uso all’interno di grandi uffici.
Le tecnologie usate
La sua complessità ha richiesto l’utilizzo di un set di tecnologie altrettanto complesse.
Fin dall’inizio delle attività di sviluppo, la sfida tecnologica era basata sul ruolo fondamentale dell’IoT (Internet of things), integrato con:
- – un duplice e innovativo database (Amazon Dynamo db – database documentation – e InfluxData – un time series database)
- – servizi di cloud computing di Amazon,
- – l’integrazione con il sistemi del cliente, vale a dire il sistema di prenotazione delle sale riunioni,
- – diversi linguaggi di programmazione.
In passato l’assenza di IoT non avrebbe mai permesso di concepire un progetto simile dato che questa tecnologia ne è l’elemento chiave: senza l’IoT non si potrebbe gestire un’enormità di dati, che dipendono dalla presenza di svariati sensori – quasi mille in questo progetto – collegati tra loro per trasmettere dati al software che permette di visualizzare i risultati del monitoraggio e delle analisi.
L’ottimizzazione degli spazi di lavoro significa utilizzare in modo efficiente l’energia elettrica, l’aria condizionata o il riscaldamento (sistemi HVAC), scrivanie e sale riunioni.
Le aziende che desiderano implementare soluzioni di Smart Office devono sempre avere un “building manager”, dedicato al monitoraggio e alla gestione del concetto di smart office per ridefinire o mantenere la strategia di ottimizzazione del luogo di lavoro.
Come già accennato, questo progetto sfrutta servizi di cloud computing di Amazon per ottenere:
- – IaaS (infrastruttura come servizio) è un’infrastruttura di elaborazione dati istantanea, a disposizione e gestita su Internet;
- – Dynamodb è un servizio di database NoSQL.
La vera innovazione di questo progetto è rappresentata dall’audit che avviene giornalmente grazie alla tecnologia sottostante.
In passato, le metriche venivano acquisite dagli analisti esperti in modo occasionale e a campione. Anche se l’ufficio intelligente è un concetto che risale alla fine degli anni ’90, a quei tempi non si era ancora raggiunta una maturità tale da comprendere realmente l’utilità e l’importanza dell’audit e dei dati raccolti.
Oggi il software rende disponibile la visualizzazione di analisi in tempo reale e in serie temporali, utilizzando i dati provenienti da tutte le applicazioni integrate.
Infatti, il sistema rileva l’occupazione in tempo reale, perché tutte le scrivanie sono dotate di sensori di movimento e di gestione elettrica.
Tutte le informazioni raccolte vengono visualizzate su directory,applicazioni mobile e nel desktop del facility manager tramite il software.
Il nostro approccio
Un altro aspetto interessante di questo progetto è l’approccio cross-language, necessario per affrontare le diverse fasi di sviluppo:
- Java per lavorare sui sensori accoppiati con KURA (*)
- Javascript per la gestione di Aws Lambda (**)
- AngularJS per sviluppare la soluzione frontend (***)
Inoltre, durante lo sviluppo pair-programming e dei test di regressione hanno rivelato il loro valore aggiunto: da una parte, la programmazione in coppia è una tecnica di sviluppo software agile, utile per condividere le conoscenze, identificare problemi e trovare rapidamente le soluzioni. Dall’altra parte, il vantaggio dei test di regressione sta nell’impedire l’emergere di problemi di sviluppo critici.
Il progetto è stato sfidante soprattutto perché ha implicato differenti tecniche di risoluzione dei problemi in termini di scrittura del codice e architettura del software.
(*) Kura è il software che opera su un Raspberry per cui sono stati creati moduli ad hoc da collegare ai sensori.
(**) AWS Lambda è una piattaforma di elaborazione serverless, fornita da Amazon e parte integrante di Amazon Web Services. Si tratta di un servizio di elaborazione dati che esegue il codice in risposta ad input e gestisce automaticamente le fonti di elaborazione interrogate dal codice.
(***) AngularJS è un framework di applicazioni front-end, open-source e in JavaScript gestito principalmente da Google e da una comunità di individui e di aziende in grado di affrontare molte sfide tipiche delle fasi di sviluppo delle applicazioni più semplici.